Как не потеряться в материалах к проекту

Вам звонит клиент и начинает без паузы говорить про свой сайт и макет, который рисовался для него неделю назад, ещё в него нужно внести десяток правок. Вы в спешке открываете рабочие папки и хотите найти нужный макет. Но не можете.

В папке проекта — сорок файлов, пять подпапок, из них три с названием «макеты». В какой из них нужный нам — неясно. Бросаетесь в почту, вы же отправляли макет. Но этот клиент любит каждый раз, отправляя вам письмо, начинать новую переписку. Названия писем почти одинаковые.

У вас начинают гореть уши, вы сдаётесь и говорите, что перезвоните через 10 минут. Ищете макет, забыв, чем занимались до звонка.

Шесть шагов к порядку

Отделите свое от чужого

Личное — отдельно, рабочее отдельно. Папка «Работа» предназначена только для рабочих материалов. Удачное селфи в офисе клиента не нужно закидывать в рабочую папку.

Помогает вариант завести два рабочих стола. На десктопе с проектами только работа, ничто не отвлекает. Вы как профессиональный боксёр, который впадает в боевой транс, выходя на ринг.

От общего к частному

Иерархия подпапок выглядит так:

работа → клиент → проект → этап

В случае с внезапным звонком можно проследить развитие ситуации. Сначала звонит клиент. Затем он спрашивает про конкретный проект. И в конце интересуется определенным этапом работы.

Сохраняете ли вы файлы на «Яндекс.Диске», Google Drive или на жёстком диске — структура папок подходит для всех вариантов
Сохраняете ли вы файлы на «Яндекс.Диске», Google Drive или на жёстком диске — структура папок подходит для всех вариантов

Проекту — персональное название

Проект — это отдельный кусок работы для конкретного клиента. Масштаб может быть разным в зависимости от вашего рода деятельности.

Постройка многоэтажного здания — это проект. Отрисовка открытки — это тоже проект. Каждый проект имеет своё название, чтобы вы сами отличали его от других.

Этапы работ называются одинаково

В отличие от названий проектов, набор подпапок с этапами работ должен быть одинаков.

Пример набора подпапок для проекта.

  • Входящие: все материалы, которые присылает клиент.
  • Бизнес: предложения, цены, сроки и расписание работ. Всё, что касается коммерческой части проекта.
  • Материалы: детали, из которых будет состоять конечный продукт. Фотографии, статьи-источники, иконки, векторные изображения.
  • Процесс: промежуточные варианты, черновики, прототипы страниц.
  • Результат: то, что отправляется клиенту. Конечный вариант статьи, подготовленные к печати файлы, свёрстанные страницы.

Допустим, мы делаем буклет. Клиент прислал все имеющиеся у него фотографии, не особо разбираясь, подойдут они к продукту или нет. Эти фотографии кладём в папку «Входящие».

Те файлы, которые мы сможем использовать в буклете, переносим в папку «Материалы». А свёрстанный буклет, который готов к отправке в типографию, должен лежать в папке «Результат».

Внутри каждого проекта вы видите всегда один и тот же набор из пяти подпапок
Внутри каждого проекта вы видите всегда один и тот же набор из пяти подпапок

Забудьте про финальную версию

Если вы используете слово «финальный» в названии файлов, перестаньте так делать. Неизбежно появятся похожие названия, и вы не будете знать, какой файл правильный. Используйте нумерацию.

Неудобно: финальный; финальный с картинкой; финальный финальный.

Удобно: макет_01, макет_02, макет_03.

В таком виде сразу понятно, какая из версий файла — последняя. Особенно ценно то, что это понятно и вам, и клиенту.

Не сохраняйте внесённые изменения в тот же файл. Пусть в вашей папке лежат четыре, а не три варианта. Может статься, изменения придётся откатить, и вы опять полезете в почту искать отправленный клиенту предыдущий вариант.

Сколько времени нужно, чтобы понять, какая из версий макета — последняя? Вот именно
Сколько времени нужно, чтобы понять, какая из версий макета — последняя? Вот именно

Добавьте периоды

В нашу иерархию можно легко внедрить деление по годам и месяцам. Оно полезно, если проектов много, то есть трудно охватить взглядом список и выделить нужный. Открывая папку «Работа», вы видите подпапки с названием в виде года — «2015», «2016» и так далее.

А папка с названием проекта получает префикс в виде месяца — «06_Разработка сайта». Это означает, что проект от июня. В этом случае иерархия выглядит так:

работа → год → клиент → месяц_проект → этап.


Порядок в рабочих материалах даёт чувство контроля над проектами. А ещё выигранное время и доверие клиента.

Доверие и контроль сложно измерить, но легко ощутить: клиент считает вас ответственным исполнителем, и сами вы чувствуете себя хозяином, а не рабом своей работы.

Время, потраченное на организацию материалов, окупается на следующее же утро. Включаете рабочий ноутбук и понимаете, что всё на своих местах.