10 лайфхаков для организации времени: как все успевать, не отказывая себе в отдыхе

10 лайфхаков для организации времени: как все успевать, не отказывая себе в отдыхе

Люди, которые все успевают, и не выгорают в процессе, как им это удается? Кажется, эти «суперы», у которых хватает времени на учебу, работу, близких, саморазвитие и уход за собой, живут в какой-то параллельной вселенной.

В какой-то мере так оно и есть: для человека, который организовал свою жизнь, будни не выглядят серыми, а сезонные авралы – бесконечными. И вы тоже так можете! Попробуйте хотя бы парочку из десятки лучших лайфхаков по организации времени и через пару недель вас будут ставить в пример как человека, у которого все получается.

Разделяйте задачи по приоритетности

Ежедневное планирование тратит массу ресурсов и отвлекает от решения практических задач. Вместо того чтобы заниматься делами, мы напряженно пытаемся понять, что нужно сделать сейчас, а что лучше отложить на потом. Необходимость решать, чем заниматься прямо сейчас, производит парализующий эффект, так как к объективным факторам добавляются сиюминутные: усталость, раздражение, отвлекающие звонки или желание посидеть в ленте.

Расставляя приоритеты заранее, вы снимаете с себя нагрузку в будущем и действуете как эффективный стратег. У вас больше ментальных ресурсов в течение дня, потому что вы не тратите энергию на принятие решения по поводу мелких задач.

Приятный бонус – вы не отвлекаетесь от большого дела (например, подготовки презентации на удаленке), на бесконечные бытовые дела (раковину бы почистить, холодильник разморозить и т.д.), потому что знаете, что и до них дойдет время – просто позже.

Планируйте в порядке живой очереди

Если на вас висит большой проект, и вы не можете понять, с какой стороны к нему подойти, временно отвлекитесь от общей картины. Подумайте: какое действие сделает вас на шаг ближе к завершению проекта? Если действие нельзя выполнить прямо сейчас, потому что сначала нужно сделать что-то еще – отлично! Это «что-то еще» и есть ваше целевое действие.

Отдайте все внимание и энергию целевому действию, и когда расправитесь с ним, спросите себя: «Что дальше?» Так, шаг за шагом, продвигайтесь к завершению проекта.

Оптимизируйте повседневные дела

Бытовые привычки – самые важные, потому что от них зависит, в каком доме мы живем. Пробуйте лайфхаки, которые работают для ваших знакомых, и проверяйте советы из интернета, но не чувствуйте, что провалились, если что-то вам не подошло. Например, если вы любите наряжаться, нет смысла закупать одинаковые комплекты повседневной одежды только потому, что это делает Цукерберг. Зато можно готовить одежду с вечера: это освободит до 15-20 минут утром, и сохранит энергию на другие задачи.

Другие полезные бытовые привычки:

  • Выделяйте 15 минут перед сном на уборку каждый день. За эти 15 минут разберитесь со всем, что мозолит глаза: отправьте белье в стирку, уберитесь на столе, протрите поверхности. Когда время выйдет, заканчивайте: вы отлично потрудились, завтра будет новый день!
  • Избавляйтесь от ненужных вещей: они занимают место в шкафах и на полках, где могли бы храниться полезные вещи. В результате, полезные вещи приходится держать где-то «под рукой», и в доме трудно убираться.
  • Готовьте еду на 2-3 дня вперед (или на всю неделю). Главный парадокс кулинарии – на готовку большой порции часто уходит лишь немного больше времени и сил, чем на готовку порции на 1-2 человек.
  • Откажитесь от генеральной пятничной уборки, если часто ее пропускаете. Вместо этого, разделите квартиру на зоны (ванная, кухня, спальня и т.д.) и выделите дни, в которые вы будете приводить эти зоны в порядок.
  • Подключите автоматические платежи для коммунальных услуг. Вы все равно будете платить по счетам – автоматизация просто устраняет лишние действия.

Со временем сформируется пул привычек для комфортной жизни. Держитесь за эффективные привычки и выбрасывайте все, что не подошло: есть много способов вести хозяйство, и нет смысла заставлять себя выбирать пути, которые вас утомляют и раздражают.

Вычисляйте вредные привычки – и побеждайте!

Человек не раб привычек, а коррекция дневной рутины – не сверхсложная задача, доступная только гениям. В среднем, на избавление от вредных привычек требуется от трех недель до 2-3 месяцев.

Чтобы выявить нежелательные привычки, записывайте все, что вас отвлекает или заставляет нарушать график в течение дня. Не пропускайте действия, которые экономят время сейчас, но заставляют больше работать или избегать дел в будущем. Например:

  • бросать одежду на стул или в «угол для одежды» – пока это одна толстовка, все нормально, но выделенное место для одежды может быстро перерасти в скомканную гору;
  • оставлять занавеску от душа сушиться в сложенном виде – потом придется чистить ее от плесени или покупать новую;
  • оставлять грязь в прихожей до большой уборки – даже если будете стараться обходить подсохшую лужу, грязь разнесется по квартире;
  • заполнять второй пакет для мусора, потому что не хочется вытаскивать первый.

Раньше ложитесь и вставайте

Да, даже вы по натуре «сова» и день для вас начинается в четвертом часу. Начните с того, чтобы сдвинуть время отхода ко сну (и подъема) на один час, и продолжайте, пока не достигнете желаемых значений.

Большинству людей достаточно сдвинуть время отхода ко сну на 1-2 часа, чтобы лучше высыпаться и чувствовать себя бодрее. Хорошо, если у вас появится один свободный «утренний час», когда не нужно готовиться к работе или учебе: это отличное время, чтобы размяться, почитать интересную книжку или поухаживать за собой.

Съешьте «лягушку» первой

Если вам предстоит неприятное, сложное дело, которое очень хочется отложить на потом, разберитесь с ним в первую очередь. Этот фокус называется «съесть лягушку»: если уж это квакающее земноводное все равно придется проглотить, лучше сделать это сразу и освободить себя от гнетущей обязанности.

Люди, которые едят своих «лягушек» с утра, отмечают лучшее самочувствие и работоспособность в течение дня, а также лучшую продуктивность в целом.

Пользуйтесь техникой Pomodoro

«Помидорный» метод активно используют в офисах, но он подойдет и для любых других задач. Чтобы работать на пике активности, мозгу нужны регулярные передышки. Это работает как часы, в буквальном смысле:

  1. Выберите задачу, которую непременно нужно закончить сегодня. Убедитесь, что это единичное дело, а не комплексная задача из нескольких дел. В противном случае определитесь, с какого дела начнете.
  2. Поставьте таймер на 25 минут. Для техники Помодоро есть официальное бесплатное приложение с наградами за прогресс, но можно пользоваться любым удобным таймером – телефоном, будильником или обычным кухонным таймером.
  3. Пока таймер не сработает, работайте, не отвлекаясь ни на что.
  4. Когда таймер зазвенит, немедленно бросайте дело там, где закончили! У вас 5-минутный перерыв, в который нельзя ни работать, ни думать о работе, ни заниматься другими делами. Отдыхайте: сделайте разминку, выпейте кофе, поболтайте с коллегами или позалипайте в телефон.
  5. Когда зазвенит таймер, возвращайтесь к работе. Повторяйте, пока дело не будет сделано.

Через каждые 4 «помидорки» делайте большой перерыв на 20-30 минут. Не бойтесь потерять время на перерывах: с помидорной техникой вы будете успевать в полтора-два раза больше, чем выходило до этого.

Следуйте «правилу двух минут»

Когда не заняты «помидорками», пользуйтесь правилом двух минут для решения мелких задач, которые накапливаются в течение дня. Что это значит: если на дело требуется две минуты (или меньше), его нужно выполнить безотлагательно.

То есть, убирать пятно от еды, составлять обувь на стойку в прихожей, совершить звонок по работе, отправить запрос на документы нужно сразу после того, как такая задача перед вами встала. Попробуйте следовать этому правилу всего один день, и заметите, что жить стало легче – и вы успеваете больше в течение дня, хотя вроде бы ничем особенным не занимаетесь.

Занимайтесь похожими мелкими делами в одно время

Мозгу сложно бесконечно «прыгать» с одного типа активности на другой. Облегчите нагрузку, объединяя похожие задачи: например, выделите 20-30 минут с утра на разбор электронной почты, или заведите привычку совмещать мытье посуды с уборкой поверхностей на кухне. Такой подход высвобождает до 3-4 часов каждый день.

Используйте инструменты для отслеживания прогресса

Они действительно работают! Можно вести ежедневник, отмечать «дни хороших привычек» в календаре, составлять списки, использовать чеклисты (найдите готовые или создавайте свои).

Единого правила здесь нет: кому-то достаточно ручки и блокнота, кто-то осваивает продвинутые системы тайм-менеджмента. Кто-то подключает веб-расширения, такие как Evernote, а кто-то за выполненные задачи получает золото, качает уровни и бьет боссов, как на Хабитике. Ясно одно: по статистике, следить за своими делами и привычками в любой форме лучше, чем не следить.

Изображение: shutterstock.com